Questione di organizzazione e non solo con Microsoft Access:
Ogni volta che si inserisce una seconda, terza, quarta volta lo stesso dato, si aumentano i costi e le probabilità di errore!
Nell’organizzazione dei dati è importante avere le idee chiare.
Le tabelle vanno create con attenzione, è importante organizzare bene i record in modo che possano contenere tutte le informazioni relative ad un dato.
Facciamo un esempio concreto:
in ogni record (ogni riga) di una tabella di persone, oltre ad indicare il nome e il cognome della singola persona, è essenziale aggiungere anche tutte le informazioni relative alla persona stessa, ovvero si devono aggiungere i campi (le varie colonne) telefono, indirizzo email, indirizzo fisico, titolo di studio, mansione, peso, altezza, data di nascita, soprannome…
Il fatto di registrare in questa tabella, tutte le informazioni direttamente collegate, ci permette di non disperdere i dati in più parti, con il vantaggio non indifferente di:
- dover mantenere aggiornato solo un l’archivio, un’unica tabella o comunque il dato archiviato in un solo posto
- poter accedere ad un archivio solo e univoco da ovunque ci serva, con la tranquillità di avere la fonte dei dati sempre aggiornata
- nel bisogno di aggiornamento di un dato sarà possibile aggiornare a colpo sicuro in un unico posto
- non incorrere in incongruenze tra dati
Se ci pensi è semplice; sarebbe come:
- ho bisogno di mandare delle lettere a un elenco di persone
- creo un file di Excel in cui, ad ogni riga, inserisco tutti i dati delle singole persone
- al bisogno realizzo, con un file di Word, la nuova lettera
- con l’utility stampa-unione elaboro le lettere personalizzate per ogni singola persona dell’elenco
- se l’elenco si trova sempre in un unico file di Excel si lavora con una certa sicurezza
- se si incominciano a fare copie del file Excel dell’elenco si rischia di incorrere in errori causa i dati non aggiornati…
- Quindi, in questo caso, il segreto è avere un unico file di Excel con l’elenco delle persone, in quanto oltre al doppio lavoro di creazione e aggiornamento dovuto ai dati doppi, si raddoppierebbe anche la possibilità di errore e di incongruenze dei dati stessi.
Avere due orologi quasi sempre significa non conoscere l’ora esatta…
Buon Lavoro
R 🙂 bert 🙂