Archiviare documenti con Microsoft Access

Archivio

E’ possibile creare veri e propri archivi di documenti anche con Microsoft Access?

Certamente si!
Anche con Microsoft Access è possibile strutturare dei database e delle utility adatti all’archiviazione e alla consultazione di documentazione in formato digitale.

Bisogna però avere le idee chiare e farsi un’idea prima di cominciare, su come strutturare l’archivio.

Anzitutto chiariamo quindi alcuni concetti.

L’archivio viene organizzato esterno e il database contiene solo i vari link ai vari documenti (struttura vivamente consigliata)

In questo caso, il record che contiene l’informazione di dove si trova il documento, (sicuramente unitamente ad una serie di altre informazioni utili relative al documento, quali data, argomento, descrizioni, riferimenti…) non contiene altro che un campo con un “Collegamento ipertestuale”, collegamento che può essere inserito o modificato a piacere in qualsiasi momento e che, se cliccato, apre direttamente il relativo documento.

In realtà si possono inventare e scrivere anche dei brevi codici in Visual Basic per comporre dei link personalizzati, che considerano percorsi predefiniti e/o argomentazioni tipiche del documento, percorsi, o nomefile prestabiliti, … ma anche qui, come al solito, con la fantasia si può inventare di tutto ma il concetto base non cambia.

Quindi database con informazioni del link dove viene archiviato il documento, ma documento archiviato in una cartella esterna al database (sul pc, sul server o in rete, ma non nel file database).

L’archivio dei documenti digitali viene organizzato interno al file database Microsoft Access (struttura fortemente sconsigliata)

Da Microsoft Access 2007 è possibile archiviare dei documenti digitali all’interno del file database stesso.

Esiste la possibilità di impostare, in una tabella, dei campi di tipo “Allegato”; in questo caso nel campo si possono inserire uno o più file di qualsiasi tipo.

L’idea è oltretutto molto accattivante, estetica e pratica da usare:
una volta inserito questo campo in una maschera, è possibile scorrere i vari file, vederne l’anteprima, aggiungere altri allegati, o eliminare i file che non vogliamo più in archivo…

Il rovescio della medaglia è che se non facciamo bene i conti prima, rischiamo di vedere il file database Access, crescere vertiginosamente di dimensione.
A tal proposito non dobbiamo dimenticare che la massima dimensione di un file Microsoft Access al momento è di 2GB (dimensione lontana da raggiungere se nel file si inseriscono solo dati, ma limitativa se pensiamo di inserire direttamente dei file… 2000 MB sono 650 fotografie da 3MB oppure 2000 documenti PDF da 1 MB…).

Quindi database con documenti digitali allegati nell’interno del file Access; quando ci copiamo il file e lo portiamo in qualsiasi altro posto, ci portiamo anche i documenti allegati.

Archivio

Ho creato un piccolo file a scopo dimostrativo che potete trovare nella sezione download o scaricare direttamente cliccando qui.

Buon lavoro a tutto il mondo

R 🙂 bert 🙂