Cosa è, e come creare una tabella di Microsoft Access

La tabella è il cuore del database

Nella tabella vengono archiviati i dati

Tabella

  • Riordiniamo le idee: un file database di Microsoft Access serve per archiviare, richiamare, elaborare dati.
  • Ci possiamo trovare vari strumenti quali Maschere, Report, Query… ma i dati, quelli vanno registrati nelle Tabelle.

Durante la creazione di una Tabella è necessario predisporre una serie di “campi”, ogni campo avrà un suo “nome” e un suo “tipo di dati”.
Non dobbiamo mai lasciare al caso. Ogni tabella deve essere strutturata a doc, atta a ricevere i dati prestabiliti.
Infatti l’archiviazione del dato nel modo corretto e logico, favorirà una sua più facile gestione ed elaborazione.

Ecco quindi l’importanza di organizzare i dati in modo corretto, di creare i campi opportuni con i giusti tipi di dati.
Non bisogna farsi rincrescere i campi, così come non bisogna crearne in eccesso laddove non servono.


Per esempio:

  • se devo archiviare il nominativo Roberto Cattane, è certo opportuno creare due campi; NOME e COGNOME due campi distinti con tipo di dati “testo”.
    Se archivio sia nome che cognome in un unico campo può risultare poi difficoltoso estrapolare le due informazioni separate
  • se devo archiviare una data è giusto creare un campo DATA unico con dati di tipo “data”;
    non serve creare tre campi numerici per GIORNO, MESE e ANNO;
    infatti la gestione della data è opportuna nel suo insieme (per fare cronologia, o differenze, o confronti tra date, o altro…).
    Al bisogno ci saranno poi i vari strumenti per estrapolare il solo giorno o mese o anno

[Ovviamente questa la teoria di base; al bisogno si creano poi le tabelle per le condizioni più disparate]

L’archiviazione della serie di dati avviene quindi in una riga della Tabella (tecnicamente in un Record).
Più serie di dati (simili come struttura ma diverse come contenuto) corrispondono a più righe della Tabella (tecnicamente più Record).

In altre parole un elenco di NOMI, COGNOMI e ETA’, avrà come struttura tre campi
(ovvero tre colonne di cui due di tipo “testo” e una di tipo “numerico”),
e le 100 persone che vi saranno inserite come dati, corrisponderanno alle 100 righe della Tabella.

Tabella

Infine, nella creazione di una Tabella, è necessario non dimenticare che nella maggior parte dei casi è opportuno definire una “chiave primaria”, ovvero un campo che contenga un’informazione univoca e obbligatoriamente senza doppioni.

Tabella

In altre parole quando cercheremo un record sarà importante essere sicuri di trovare il record esatto: nell’esempio dei NOMI, COGNOMI e ETA’, sarà opportuno inserire anche il CODICE FISCALE per evitare che, nel caso di omonimia, si capiti sulla persona sbagliata e si vada quindi a leggere, in questo esempio, una età sbagliata.

Buon lavoro
R 🙂 bert 🙂