Ma perchè Microsoft Access e non Excel?

Sono preoccupato…
Si sono preoccupato perchè ieri sera (e mi ha fatto riflettere il fatto che non sia la prima volta), durante un confronto con una persona, mi sono reso conto che forse non sempre sono stato capace di spiegare le basi… Forse continuo a spiegare contenuti vari, dando per scontato che tutti apprezzino e capiscano le basi di Microsoft Access e dei database in generale. Ma forse non è così, e forse si deve fare un passo indietro.

Partiamo quindi dall’inizio: perchè usare Microsoft Access e non Excel?

Sintetizziamo:

  1. Microsoft Acces è un database
  2. Microsoft Access oltre ad essere un database è un ambiente in cui poter sviluppare delle vere e proprie applicazioni elaborate e dettagliate

Tralasciamo al momento la possibilità di programmare e realizzare delle vere e proprie applicazioni e concentriamoci sui database

Un database è l’ambiente ideale dove registrare dati.
Ciò significa che per chiunque debba lavorare con dei dati, l’ideale è utilizzare un database.

In realtà se i dati sono pochi (poche decine di dati), si può anche decidere di usare Microsoft Excel (oppure Calc di Open Office, o simili…) per praticità o forse più per scarsa conoscenza dei database in genere.
Di certo se i dati sono tanti, o addirittura tantissimi, è indispensabile ricorrere a un database.

Potrei scrivere per pagine e pagine citando le peculiarità e i vantaggi di un database, e in particolare di Microsoft Access, ma voglio provare a stuzzicare piccoli ragionamenti con un solo piccolo esempio:

Se ho un elenco di nomi e devo realizzare e controllare una serie di operazioni e controlli su questo elenco di nomi (per esempio controllare le ferie o i permessi, segnare le ore di lavoro o indicare le spese o le commissioni o altro), l’utilizzare Excel mi porterà quasi sicuramente a duplicare l’elenco dei nomi in vari file o in varie cartelle di lavoro… (se non immediatamente nel giro di poco tempo).
Questo diventa, oltre che fonte di possibili errori, una complicazione nella gestione del lavoro:
se  l’elenco dei nomi varierà per qualche motivo, o anche semplicemente verrà riordinato, si dovrà stare attenti a gestire le varie copie di elenchi e dei dati correlati !!!

PerchèAccessENonExcel

Un database nasce proprio per questo: si crea una tabella con l’elenco dei nomi, e da questa unica tabella dove i nomi sono quindi scritti una volta sola, si gestiscono le varie situazioni, magari con altre tabelle correlate, senza doversi preoccupare di vari duplicati o di ordinamenti vari. 🙂

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Ciao e grazie
R 🙂 bert 🙂